Sejarah

A.   Pelaksanaan Penjaminan Mutu di Tingkat Universitas

Universitas Sultan Ageng Tirtayasa telah merintis penjaminan mutu dengan berdirinya UP3A (Unit Pengembangan, Peningkatan Pengajaran Akademik serta UPM (Unit Penjaminan Mutu) seiring dengan pelaksanaan SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) baru berevolusi menjadi LP3M yakni Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pejaminan Mutu yang berkedudukan langsung di bawah Rektor Untirta.

Adapun fungsi LP3M antara lain:

1)    Melakukan pengembangan system pendidikan.

2)    Penjaminan mutu akademik dan pengembangan standar pembelajaran.

3)    Pemantauan dan evaluasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu serta.

4)    Audit internal mutu akademik dan perbaikan proses pembelajaran.


Penjaminan mutu di tingkat universitas dilakukan oleh Lembaga Peningkatan dan pengembangan Penjaminan Mutu (LP3M) Untirta, yang berkelanjutan dengan pola penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan (PPEPP), yaitu:


(1)  Penetapan Standar

Lembaga ini antara lain: membuat standar operasional prosedur penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan, seperti kebijakan mutu, standar mutu, dan manual mutu yang selanjutnya menjadi acuan setiap fakultas, dalam menyusun manual penjamin mutu program studi, melibatkan universitas. Dokumen mutu pada tahun 2016 ditetapkan SK Rektor No. 920/UN43/AK/SK/2016.

(2)  Pelaksanaan Standar

Untuk menjamin kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik ditetapkan, maka dilaksanakan penjamin mutu internal di tingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi, sehingga semua unit tersebut bekerja melaksanakan kegiatan akademik dan kegiatan nonakademik untuk mewujudkan tercapainya kebijakan mutu.

(3)  Evaluasi Standar

Monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada tingkat fakultas oleh masing- masing Gugus Penjamin Mutu (GPM) Fakultas. Laporan hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada pimpinan fakultas. Universitas juga melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala yang dilakukan melalui kegiatan AMI (Audit Mutu Internal) Laporan hasil AMI disampaikan kepada pimpinan Universitas.

(4)  Pengendalian Standar

Temuan dari monitoring dan evaluasi serta audit mutu internal dibahas dalam rapat pimpinan atau rapat tinjauan manajemen untuk dirumuskan kebijakan perbaikan-perbaikan yang dibutuhkan.

 


(                       (5)  Peningkatan Standar

Tindak lanjut hasil monev dan audit mutu internal yang dilakukan. Apabila standar yang telah ditetapkan terlampaui, maka pada proses PPEPP selanjunya, standar yang bersangkutan ditingkatkan. Apabila standar yang telah ditetapkan tidak tercapai, maka harus dilakukan upaya perbaikan, agar standar yang telah ditetapkan tercapai.

 

 

Gambar 2.6 Proses Monev dan Audit Mutu Internal

 

LP3M meningkatkan pelaksanaan penjamin mutu di seluruh unit kerja sampai ke tingkat Prodi. LP3M menyelenggarakan pelatihan peningkatan penjaminan mutu secara terus menerus dan berkelanjutan, baik untuk kompetensi dosen, peningkatan kualitas bahan ajar, Rencana Pelaksanaan Pembelajaran, Rencana Pembelajaran Semester, pelatihan pekerti, Applied Approach, Pelatihan Penyusunan Buku Ajar dan pelatihan kurikulum berbasis kompetensi. Selain itu, pada setiap bulan November merupakan bulan monitoring evaluasi proses pembelajaran yang dilakukan LP3M Untirta, dalam kegiatan audit manajemen internal.

 

B.   Pelaksanaan Penjaminan Mutu di Tingkat Fakultas

Pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas/Pascasarjana/Lembaga pemegang kepentingan sistem penjamin mutu internal terdiri atas: Senat Fakultas, Pimpinan Fakultas/Pascasarjana/Lembaga dan Unit Mutu Fakutas/Pascasarjana/ Lembaga/Biro/UPT (UMF/UMP,UML/UMB,UMU) di tingkat universitas. Sedangkan di tingkat Jurusan/Program Studi/Bidang, sistem penjamin mutu internal ditangani oleh Tim Mutu .


Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Untirta dirancang, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan dan ditingkatkan mutunya secara terus menerus dan berkelanjutan (continuous improvement) dengan berdasarkan pada PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) akan menghasilkan kaizen atau continuous quality improvement di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.





 

 

 

Gambar 2.7 Alur Pejaminan Mutu

 

Upaya meningkatkan sistem penjaminan mutu dirasa tidak cukup hanya dilakukan di tingkat Universitas, maka di tingkat Fakultas juga dibentuk Gugus Penjaminan Mutu (GPM) yang ditetapkan berdasarkan SK Rektor Untirta Nomor 156/UN43/PJ/SK/2017. GPM secara struktural berada di bawah Dekan FISIP Untirta melalui Wakil Dekan bidang akademik, sedangkan mekanisme kerjanya berkoordinasi dengan LP3M Untirta, termasuk acuan kerjanya berpedoman pada kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh LP3M (sebagai unit penjaminan mutu di tingkat Universitas). Struktur dan keanggotaan GPM FISIP Untirta terdiri dari ketua, sekretaris dan 4 anggota yang mewakili dari tiap program studi. GPM berkoordinasi dengan LP3M dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat upaya peningkatan pembelajaran, sistem penjaminan mutu akademik dan penyusunan manual/standar mutu. GPM FISIP bertugas menyusun dokumen mutu seperti: a) peraturan akademik, b) standar akademik, c) manual mutu, d) standar operasional prosedur, dan e) melakukan evaluasi pembelajaran tiap semester. Sedangkan sistem penjamin mutu di internal program studi dilakukan oleh tim penjamin mutu. Secara organisasi tim penjamin mutu diketuai atau dikoordinatori oleh Dosen Perwakilan Program Studi di Gugus Penjaminan mutu yang disahkan oleh Surat Tugas Dekan. Tim penjaminan mutu Program Studi terdiri dari Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Program Studi Komunikasi dan Program Studi Ilmu Pemerintahan.


Selanjutnya berbagai dokumen yang telah dibukukan oleh Unit Penjamin Mutu Fakultas (GPM Fisip Untirta), antara lain:

1)    Manual mutu pembelajaran offline dan online.

2)    Manual mutu bimbingan akademik offline dan online.

3)    Manual mutu bimbingan skripsi offline dan online

4)    Manual mutu sidang skripsi offline dan online.

5)    Manual mutu bimbingan  akademik offline dan online.

6)    Manual mutu ujian mata kuliah offline dan online.

7)    Manual mutu penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

8)    Manual mutu kerjasama perguruan tinggi berbagai dokumen tersebut telah disetujui oleh Senat Fakultas, dibukukan dan dijadikan acuan bagi penilaian penjaminan mutu.


Melalui unit penjaminan mutu ini (GPM) pada akhirnya dapat dilaksanakan audit mutu yang akuntabel, transparan, dan handal. Di samping itu, untuk pekerjaan yang rutin dilakukan tiap semester adalah evaluasi proses belajar mengajar pada seluruh program studi dengan cara menyebarkan kuesioner kepada seluruh mahasiswa untuk menilai kinerja dosen selama satu semester. Aspek penilaian evaluasi PBM antara lain meliputi: 1) kompetensi paedagogik; 2) kompetensi profesional; 3) kompetensi personal dan 4) kompetensi sosial. Selain itu dilakukan evaluasi terkait a) kesesuaian kurikulum/materi perkuliahan dengan perkembangan ilmu dan pasar kerja, b) RPS dan RPP setiap mata kuliah; c) materi perkuliahan; serta subtansi soal-soal UTS dan UAS. Selanjutnya dilakukan evaluasi layanan akademik yang diberikan oleh staf tenaga kependidikan kepada para mahasiswa Fisip Untirta. Semua hasil evaluasi itu telah dibukukan dalam bentuk laporan.


Jenis standar mutu yang tersedia di Fisip Untirta antara lain: 1) Peraturan Akademik Fakultas; 2) Standar Akademik Fakultas; 3) Manual Mutu Fakultas; 4) Manual Prosedur Fakultas; 5) Standar Operasional Prosedur kegiatan Fakultas; 6) Standar Operasional Prosedur Layanan Akademik Fakultas; 7) Sistem Penilaian Kinerja Dosen (Indeks Kinerja Akademik Dosen), dan 8) Standar Sertifikasi.


Gugus penjaminan mutu (GPM) di tingkat fakultas sampai saat ini telah berjalan dengan baik, dan telah sepenuhnya melakukan proses penjaminan mutu proses pembelajaran menyangkut: input, proses, dan output secara berkala. Untuk melaksanakan penjaminan mutu, telah tersedia standar mutu yang lengkap dan dilaksanakan dengan sangat baik.

Beberapa standar mutu yang digunakan pada tingkat universitas dihasilkan oleh LP3M antara lain :


1)    Kebijakan Mutu, Manual Mutu, dan Standar Mutu Pendidikan SPMI Untirta SK Rektor Nomor 920/UN43/SK/PP/2017

2)    Standar Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Sultan Ageng Tirtayasa SK Rektor Nomor 922/UN43/SK/PP/2017

3)    Standar Penelitian Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Sultan Ageng Tirtayasa SK Rektor Nomor 232/UN43/PP/SK/2017

4)    Standar Pengabdian Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Sultan Ageng Tirtayasa SK Rektor Nomor 230/UN43/PP/SK/2017


Berbagai dokumen yang dihasilkan merupakan tuntutan dari Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 yang pada pasal 4 yang menyatakan tentang ruang lingkup Standar Nasional Perguruan Tinggi, antara lain: a) standar kompetensi lulusan, b) standar isi pembelajaran, c) standar proses pembelajaran, d) standar penilaian pembelajaran, e) standar dosen dan tenaga kependidikan, f) standar sarana dan prasarana pembelajaran, g) standar pengelolaan pembelajaran, dan h) standar pembiayaan pembelajaran.


Dokumen a) Panduan akademik Fakultas, b) Manual Mutu Penyelenggaraan Bimbingan pembelajaran (Bagian keempat, pasal 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18), dan standar penilaian pembelajaran (Bagian kelima, pasal 19, 20, 21, 22, 23, 24 dan 25).


Sedangkan dokumen f) Sistem Penilaian Kinerja Dosen. (Indeks Kinerja Akademik Dosen), g) Standar Sertifikasi dan h) Manual Mutu Penelitian dan Pengabdian Masyarakat merupakan bagian dari upaya pemenuhan standar dosen dan tenaga kependidikan (Bagian keenam pasal 26, 27, 28, 29 dan 30) . Sementara dokumen i) Standar Operasional Prosedur kegiatan Fakultas dan j) Standar  Operasional Prosedur Layanan Akademik Fakultas disusun untuk memenuhi standar pengelolaan pembelajaran Bagian kedelapan, pasal 38 dan 39).


Pada sisi yang lain, pemenuhan standar sarana dan prasarana pembelajaran dipenuhi dengan perumusan dokumen k) Standar Operasional Prosedur Perpustakaan (Bagian ketujuh, pasal 31, 32, 33, 34, 35, 36 dan 37). Sebagai unit yang diberi amanah untuk melakukan PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) dalam hal peningkatan mutu, GPM FISIP pada tahun 2017 telah menyusun pembuatan manual mutu beberapa kegiatan di bidang Tridharma Perguruan Tinggi antara lain: manual mutu penelitian, manual mutu pengabdian kepada masyarakat, manual mutu pelaksanaan job training, manual mutu magang, serta manual mutu dokumen kelengkapan perkuliahan (RPP dan RPS).


Untuk mewujudkan smart faculty, beberapa inovasi telah dilakukan oleh GPM FISIP dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dengan adanya unit ICT FISIP. Beberapa aplikasi online dalam hal pelayanan akademik dan upaya melakukan perbaikan kinerja dalam proses belajar mengajar di kelas, dikembangkan aplikasi e-dhmd, e-uts/uas, e-skripsi, e-pbm, e-ikm e-alumni, dan    e-tracer study.


Dalam rangka penjaminan mutu proses belajar mengajar di kelas, GPM Fisip mengembangkan e-dhmd (daftar hadir mengajar dosen). E-dhmd merupakan aplikasi melalui smart phone dengan menggunakan scan barcode untuk tiap prodi. Di mana dosen sebelum memulai kegiatan perkuliahan di kelas, mengawali dengan menscan kode prodi untuk kemudian mengisi mata kuliah, pengampu, materi yang akan disampaikan, ruang kelas yang digunakan sampai dengan pertemuan yang dilakukan apakah pertemuan regular, pengganti atau menambah jumlah pertemuan di kelas.  


Penggunaan e-dhmd bertujuan untuk memastikan kegiatan perkuliahan berlangsung sesuai dengan jadwal dan materi yang disampaikan sesuai dengan RPP dan RPS yang sudah disusun oleh dosen pengampu. Meski sudah terdapat aplikasi e-dhmd, dhmd manual masih tetap disediakan oleh fakultas,  untuk  mengantisipasi  bagi  dosen yang belum atau tidak dapat menggunakan scan barcode e-dhmd.


Hasil evaluasi pelaksanaan penerapan e-dhmd selama semester gasal tahun akademik 2018/2019 menunjukan apresiasi dan partisipasi dosen yang tinggi dalam menggunakan e-dhmd tersebut, selain pengisian dhmd sendiri masih disediakan secara manual/tertulis.


Kegiatan rutin yang dilakukan oleh GPM tiap semester adalah melakukan evaluasi proses belajar mengajar (e-pbm). Dengan penggunaan e-pbm, hasil pengukuran dapat segera diketahui dan dipublikasikan hasilnya kepada pimpinan fakultas dan dosen FISIP. Meskipun memang masih terdapat beberapa kendala dalam upaya menerapkan e-aplikasi oleh GPM. Beberapa kendala yang dapat diidentifikasi adalah beberapa dosen belum/tidak menggunakan smart phone yang dapat melakukan scan barcode, posisi barcode yang terkadang tidak terbaca, kertas barcode yang terlepas dan lain sebagainya. Pada tahun penganggaran 2019 dilakukan penambahan CCTV untuk memonitor kualitas pembelajaran di setiap kelas yang digunakan oleh FISIP, dan beberapa Tab yang digunakan untuk kegiatan evaluasi proses belajar mengajar, yang dapat digunakan oleh dosen dan mahasiswa, bila fasilitas lain mengalami hambatan.


Selain kegiatan yang berkaitan dengan proses pembelajaran, gugus penjaminan mutu fakultas juga telah menyelenggarakan kegiatan pelatihan bagi dosen untuk memiliki akun SINTA dan google scholar. Pelatihan dilakukan kepada dosen FISIP dengan mengundang narasumber kompeten. Kepemilikan akun SINTA dan Google scholar bagi dosen sendiri merupakan amanat dari Permenristekdikti Nomor 20 Tahun 2017 tentang 2017 tentang Kewajiban Lektor Kepala dan Profesor, serta mengukur kinerja dosen dalam publikasi ilmiah. Aplikasi SINTA dan google scholar terkoneksi dengan aplikasi SIMLITABMAS Dikti dalam hal penelitian dan pengabdian.

 

Untuk menjaga kualitas sumber daya pendidik dan kependidikan, Gugus Penjamin Mutu FISIP melaksanakan Workshop,  seperti tahun 2018 di Hotel Jayakarta Village, bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat berdasaran standar mutu perguruan Tinggi; menyosialisasikan dan mengimplementasikan Standar Mutu Proses Rencana Pembelajaran, Isi Pembelajaran dan Evaluasi Pembelajaran; Menyosialisasikan dan mengimplementasikan Standar Mutu Rencana Penelitian dan Isi Penelitian, serta menyosialisasikan dan mengimplementasikan Standar Mutu Rencana Pengabdian Masyarakat dan Isi Pengabdian Masyarakat. Dihadiri oleh seluruh dosen dan unit bidang kerja terkait. Menghasilkan layanan akademik yang terintegrasi ke melalui pendekatan teknologi melalui berbagai aplikasi yang tersedia, seperti e-pbm, e-skripsi, e-uts/uas, e-ikm, dan e-alumni. Sedangkan pada tahun 2019 di Bandung, dilaksanakan pelatihan peningkatan sumber daya pendidik dan tenaga kependidikan yang menekankan pada aspek kualitas layanan akademik, yang mengacu pada standardisasi BAN PT dan SN Dikti terkait pembelajaran di perguruan tinggi. Kegiatan ini dilakukan secara rutin setiap tahun, sebagai implementasi perbaikan yang berkelanjutan.

 

 

 

C.   Pelaksanaan Penjaminan Mutu di Tingkat Program Studi

Kebijakan mutu Program Studi  mengacu pada Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 mengenai Pendidikan Tinggi, Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang SN Dikti, Permenristektidkti No. 62 Tahun 2016 mengenai Sistem Penjamin Mutu Pendidikan Tinggi. Universitas menurunkan peraturan Menristekdikti No. 17 Tahun 2015 mengenai Statuta Untirta dan SK Rektor No. 920/UN43/AK/SK/2016 mengenai kebijakan mutu Untirta. Standar mutu yang digunakan menggunakan dokumen yang dikendalikan langsung oleh Gugus Penjamin Mutu sebagai kepanjangan tangan LP3M Universitas. Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI) dilaksanakan melalui  siklus penjaminan mutu Untirta secara berkelanjutan dengan menggunakan pola PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan), seperti dapat diuraikan sebagai berikut:

A.    Penetapan Standar

Penetapan standar dimulai pada tahun 2013 dengan LP3M Universitas menyusun dokumen mutu, mengenai kebijakan mutu, standar mutu, dan manual mutu, melibatkan perwakilan Gugus Penjaminan Mutu (GPM) fakultas, program studi, serta pimpinan universitas. Kemudian pada tahun 2016 Dokumen mutu tersebut direvisi dan ditetapkan berdasarkan SK Rektor No. 920/UN43/AK/SK/2016.

B.     Pelaksanaan Standar

Untuk menjamin kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik yang telah ditetapkan, maka dilaksanakan penjaminan mutu internal di tingkat universitas, fakultas dan program studi, sehingga semua unit penjamin mutu bekerja melaksanakan kegiatan akademik dan nonakademik dalam mewujudkan kebijakan mutu.

C.     Evaluasi Standar

Monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada tingkat fakultas oleh masing-masing Gugus Penjamin Mutu (GPM) Fakultas. Laporan hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada pimpinan fakultas. Universitas juga melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala yang dilakukan melalui kegiatan AMI. Laporan hasil AMI disampaikan kepada pimpinan Universitas dan menjadi masukan berkelanjutan bagi penyelenggaraan layanan akademik yang semakin bermutu.

D.    Pengendalian Standar

Hasil temuan dari monitoring evaluasi dan audit mutu internal, didiskusikan dalam Rapat Pimpinan untuk merumuskan berbagai perbaikan bagi kebijakan yang telah dijalankan selama ini.

E.     Peningkatan Standar

Peningkatan standar merupakan kelanjutan dari hasil monitoring evaluasi setiap akhir semester dan Audit Mutu Internal yang dilakukan setiap akhir tahun, tepatnya di setiap bulan November. Apabila standar yang telah ditetapkan terlampaui, maka pada proses PPEPP tahap selanjutnya, standar tersebut ditingkatkan. Apabila standar yang telah ditetapkan tidak tercapai, maka harus dilakukan upaya perbaikan, agar standar yang ditargetkan tercapai.

 

"Quality is not an act, It is a habit"

(Aristotle, 384 - 322 BC)